Communications and Marketing

Einführung von Workflow-Management an der Fachhochschule Rhein-Sieg

Monday 15 September 1997

Computer haben von Anwender zu Anwender unterschiedliche Funktion. Für den einen ist er ein Spielzeug, dem anderen dient er als Schnittstelle zur Kommunikation über das Internet und wieder anderen ist der Rechner ein unverzichtbares Arbeitsgerät.

Der Funktion als Arbeitsgerät hat die Fachhochschule Rhein-Sieg jetzt einen weiteren Aspekt hinzugefügt: Die Arbeitsplatzrechner in der Verwaltung werden unter anderem als "Büroboten" eingesetzt. Denn nicht viel anderes - allerdings in optimaler Ausführung - bedeutet Workflow.

"Workflow-Management. Vom Konzept bis zur Einführung" Tagung am Mittwoch, 17. September 1997, Fachhochschule Rhein-Sieg

Verwaltung sollte nichts Statisches sein, sondern ein Prozeß, der ständig in Bewegung ist. Durch die Entwicklung der Bürotechnik in den letzten 30 Jahren hat sich auf diesem Gebiet tatsächlich auch einiges bewegt.

Als neueste Entwicklung steht "Workflow" noch ziemlich am Anfang, doch ist schon jetzt abzusehen, daß hier eine große Umwälzung bevorsteht, die durch neueste Informations- und Kommunikationstechnik ermöglicht wird. Dazu müssen Verwaltungsprozesse zunächst erfaßt, um dann standardisiert zu werden. Gleichzeitig können aufgrund veränderter Vorgaben oder neuer Erkenntnisse die Prozesse leicht und schnell angepaßt werden. Ausnahmen, die in der Praxis immer wieder auftreten, können - unter Einhaltung gesetzlicher Regelungen - durch sogenannte Ad-hoc Workflow-Mechanismen flexibel gehandhabt werden.

Kanzler Hans Stender bei der Begrüßung der Tagungsteilnehmer: "Dann kann sich die Sachbearbeitung auch auf die Prozeßinhalte konzentrieren, statt auf die Abläufe. Die Fachhochschule Rhein-Sieg betrachtet die Einführung des Workflow-Managements deshalb als einen Beitrag zur Effizienz- und Effektivitätssteigerung ihrer Verwaltung."

Jeder Bearbeiterin/Jedem Bearbeiter werden alle Informationen zur Verfügung gestellt, die zur Bearbeitung eines Geschäftsfalles erforderlich sind, um die optimale Entscheidungsfindung an jedem Arbeitsplatz zu gewährleisten. Dabei behandelt Workflow-Management nicht nur den Fluß von Daten, sondern auch von Informationen jeglicher Art (beispielsweise auf Papier) und Wissen. Nur diese ganzheitliche Sicht garantiert die angestrebte Zusammenführung von Wissen über den Prozeß selbst und die im Lauf dieses Prozesses benötigten Daten. So werden "Insellösungen" für einzelne organisatorische Einheiten vermieden und ein effizienter Arbeitsablauf für das ganze System (Unternehmen) hergestellt.

Darüber hinaus kann durch die hochschulweite Vernetzung aller Arbeitsplätze der mögliche Nachteil der räumlichen Distanz zwischen den beiden Standorten Rheinbach und Sankt Augustin überbrückt weden.

Das Workflow Managementsystem repräsentiert die kritische Verbindung zwischen Organisation, Technologie und Menschen. Workflow Management wird damit zum Katalysator zwischen Daten, Informationen, Anwendungen und Kommunikation unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Hersteller des an der Fachhochschule Rhein-Sieg eingesetzen Produktes Workflow ist die C.S.E. Systems Ges.m.g.H. in Österreich.