Datenschutzorganisation an der H-BRS

Die Hauptaufgabe des behördlichen Datenschutzbeauftragten liegt in der Überwachung der Einhaltung von Datenschutzgesetzen, wie z.B. der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Datenschutzgesetzes des Landes NRW (DSG NRW). Er berät die Hochschulleitung, die Institute und die Beschäftigten zu Datenschutzfragen und arbeitet mit dem operativen Datenschutz zusammen, um rechtssichere Datenschutzrichtlinien zu entwickeln. Er stellt sicher, dass die Hochschule die rechtlichen Anforderungen erfüllt und bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergreift.

Der Datenschutzreferent bildet zusammen mit dem DSGVO-Team und den Datenschutzkoordinatoren den operativen Datenschutz und unterstützt die Beschäftigten der Hochschule dabei, personenbezogene Daten sicher und gesetzeskonform zu erheben und zu verarbeiten. Er steht steht für alle datenschutztechnischen oder datenschutzrechtlichen Fragen und Anliegen zur Verfügung, stellt die Vorlagen und Muster für die Datenschutzdokumentation (Einwilligungserklärung, Auftragsverarbeitungsverträge, etc.) bereit und ist verantwortlich für die Standardprozesse des Datenschutzes (Auskunftsersuchen, Löschanfrage,...).

Das Team DSGVO hat im Projekt zur Umsetzung der DSGVO das Datenschutzmanagementsystem otris eingeführt, das nun im Regelbetrieb läuft. Es unterstützt die Datenschutzkoordinatoren bei der Dokumentation von Verfahren, Tätigkeiten und Programmen, mit und in denen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Die Aufgaben umfassen außerdem die Verwaltung von otris, die Beantwortung organisatorischer Fragen zum Datenschutz und Fragen zu Technisch-Organisatorischen Maßnahmen (TOMs), sowie die Unterstützung bei technischen Problemen mit otris-privacy bzw. dem Reporting Modul.

Die Datenschutzkoordinatoren in den verschiedenen Gliederungseinheiten haben die Aufgabe, als Multiplikator für das Thema Datenschutz in ihrem Bereich zu fungieren sowie als Schnittstelle zwischen Ihrer Gliederung und den zentralen Einheiten, die sich mit dem Datenschutz beschäftigen: den Datenschutzbeauftragten, dem ITS und dem Justiziariat. Sie unterstützen die Gliederungsleitung bei der teaminternen Kommunikation, und führen das Verfahrensverzeichnis (VVT), die Sammlung und Dokumentation der Verfahren, mit denen personenbezogene Daten in ihrer Gliederung verarbeitet werden.